Der IBS Vertrags-Check ist eine Dienstleistung in 5 Schritten – alle 5 Schritte können einzeln und unabhängig voneinander gebucht und zu überschaubaren Kosten umgesetzt werden.
Voraussetzungen: entweder Zugriff auf das bestehende Vertragsverwaltungssystem oder Übergabe präziser Daten (entsprechend der Beschlagwortung).
1. „Ich finde alle Verträge“?
- Prüfen der Vertragsbezeichnung (einheitliche Bezeichnung – Namensstruktur),
- Gibt es doppelte/zweifelhafte Verträge (geänderte Lieferantennamen, unklarer Vertragsgegenstand)
- Sind alle Verträge aktuell?
=> Checkliste empfohlener Verbesserungen.
2. Wohin fließt das Geld?
- Grobe Gliederung nach Kosten p.a. und vorgesehene Nutzungsdauer.
- Fristen: Termine (Fristen, Auto-Verlängerung), Indexklauseln, Preisänderungen.
- Welche Verträge sind betriebsnotwenig – welche nicht (mehr)?
- Wo ist eine Neu- oder Nachverhandlung sinnvoll?
- Schwierige Vertragspartner – Substitution prüfen?
=> Kostenreduktionen prüfen.
3. Ist meine Vertragsverwaltung à jour?
- Welche Anwendung wird genutzt?
- Wird die Anwendung sinnvoll genutzt? Wer kann zugreifen – wie komplex?
- Richtige Beschlagwortung – was ist wichtig, was nicht – was wollen Sie mit der Beschlagwortung erreichen?
- Die Namensvergabe und die Beschlagwortung entscheiden die praktische Anwendbarkeit und den Nutzen jedes
Vertragsverwaltungs-Systems.
=> Prüfen ob Verbesserung der Organisation oder eine Reorganisation sinnvoll?
4. Prüfung bestehender Verträge:
- Sind alle bestehenden Verträge noch erforderlich oder sollten bestimmte Verträge geändert oder gekündigt werden?
Gibt es Partner mit unbefriedigenden Leistungen?
- Sind die kommerziellen Bedingungen noch marktgerecht und aktuell? Bei Marktdaten die höchst unterschiedlichen
Kosten für „real-time“, „delayed“ und „eod“ prüfen.
- Haben Sie eine eigene Rechtsabteilung oder arbeiten Sie einer RA-Kanzlei zusammen?
=> Checkliste erforderlicher Handlungen.
5. Empfohlene Vertrags-(Neu-) Verhandlungen:
- Wichtig sind nicht „harte Verhandlungen“, sondern gute Ergebnisse.
- Sie können über alles reden – müssen aber ein Ziel haben.
- Verträge müssen partnerschaftlich sein – sonst ist keine Partnerschaft möglich – Vertragspartner und nicht
„Vertragsgegner“ herbeiführen.
- Verhandlungen finden immer zwischen Menschen statt – eine gute Gesprächsbasis ist auch eine gute
Verhandlungsbasis.
- Wie ist Ihre Wettbewerbssituation? Je besser, desto leichter werden Sie ans Ziel kommen – je schlechter, desto klüger
müssen Sie verhandeln.
- Wie viel Zeit wird für die jeweilige Verhandlung eingeplant – gibt es „dead-lines“?
- Gibt es Verhandlungsziele, die den Partner wenig kosten, Ihnen aber viel bringen?
=> Planen des kommerziellen Erfolges von Verhandlungen / Neu-Verhandlungen – Ziel?
Ziele: Kosten senken - Zeit sparen - Übersicht über alle Verträge auf „Knopfdruck“.