Vertragsmanagement = mehr als eine Ablage

Vertragsmanagement:
DIGITALISIERUNG umfasst auch ein revisions- und prüfungssicheres Vertragswesen – vom Abschluss eines Vertrages, dessen „Ablage“ und Pflege, Verfügbarkeit der wichtigen Daten bis zu dessen Neuverhandlung oder Kündigung.

Wieviel Geld verlieren Sie pro Monat / pro Jahr durch ein ungenaues Vertragsmanagement?

1.  Vertragsverwaltung:

• Sie haben alle Verträge „im Griff“?
  ->   D.h., eine digitale Vertragsablage (von einer einfachen Excel-Tabelle mit Verweisen auf die gescannten Verträge
         bis zu einem professionellen Vertragsmanagement-system samt Workflow für die Pflege der Verträge).
• falls nicht: wir prüfen Ihre Situation und machen den für Sie „besten“ Vorschlag.

2.  Digitale Vertragsmanagementsysteme:

• Ein Vertragsmanagement System („Vertragsverwaltung“), ist rasch gekauft, weniger rasch eingeführt und meist schwierig anwendbar:
  - weil zu wenig Wert gelegt wird auf die individuelle Anwendung in Ihrem Unternehmen
  - Verträge werden rasch gescannt und automationsunterstützt abgespeichert
  - dann kommt die Praxisaussage „ich finde nichts in dem System“ ...
  =>  Je besser (und damit leider auch länger) die Einführung geplant wird, desto besser wird das System anwendbar sein
  =>  Die künftigen Nutzer müssen eingebunden werden – nicht nur die IT-Fachleute
  =>- Nach der Einführung muss es fix zugeordnete Ressourcen für die Pflege und Betreuung des Systems geben – sonst ist das System in Kürze nur teuer und bringt wenig Vorteile
• Wir planen mit Ihnen und suchen das für Ihr Unternehmen am besten geeignete System gemeinsam aus.

3. Digitalisierung von Verträgen:
- Welche Verträge sind zu erfassen? Wo sind diese – in welchem Zustand?
- Vergabe von Vertragsnamen – zur besseren Wiederauffindbarkeit
- Richtige Beschlagwortung – was ist wichtig, was nicht – was wollen Sie mit der Beschlagwortung erreichen?
- „das ist eine Aufgabe von Studenten oder Hilfskräften“ – NEIN – das ist eine Arbeit für Fachkräfte
   die die Verträge, die Vertragspartner und das Unternehmen kennen – oder aber viel Erfahrung mit dieser Tätigkeit haben.
- Die Namensvergabe und die Beschlagwortung entscheiden die praktische Anwendbarkeit und den Nutzen des künftigen Systems.

=>  Wir planen mit Ihnen die Organisation/Reorganisation Ihrer Verträge

4. Prüfung bestehender Verträge:
- Sind alle bestehenden Verträge noch erforderlich oder sollten diese geändert oder gekündigt werden?
- Sind die kommerziellen Bedingungen noch marktgerecht?
- Haben Sie eine eigene Rechtsabteilung oder arbeiten Sie einer RA-Kanzlei zusammen?

5. Vertragsverhandlungen: wichtig sind nicht „harte Verhandlungen“, sondern gute Ergebnisse:
- Sie können über alles reden – müssen aber ein Ziel haben
- Verträge müssen partnerschaftlich sein – sonst ist die Zufriedenheit auf einer Seite nicht gegeben;

   Vertragspartner und nicht „Vertragsgegner“
- Verhandlungen finden immer zwischen Menschen statt – eine gute Gesprächsbasis ist auch eine gute Verhandlungsbasis
- Wie ist Ihre Wettbewerbssituation? Je besser, desto leichter werden Sie ans Ziel kommen,

   je schlechter, desto klüger müssen Sie verhandeln
- Wie viel Zeit wird für die jeweilige Verhandlung eingeplant – gibt es „dead-lines“?
- Gibt es Verhandlungsziele, die dem einen Partner wenig kosten, dem anderen aber viel bringen?